LE 15 CAUSE PER CUI I COLLABORATORI NON FANNO SEMPRE CIÒ CHE L’IMPRENDITORE CHIEDE

Il compito primario di ogni imprenditore è osservare come si muove il mercato e cercare di predisporre strategie efficaci per affrontarlo.

Questo in teoria. Nella pratica, accade spesso che l’imprenditore sacrifichi una parte significativa del tempo che dovrebbe dedicare al business, per occuparsi di attività che potrebbe invece delegare ad altri.

Risultato: l’azienda non cresce, l’imprenditore lavora 10-12 ore al giorno, magari senza raggiungere gli obiettivi attesi. Il tempo è una risorsa di cui beneficiamo tutti in egual misura. Tuttavia alcune persone, nella stessa giornata lavorativa, riescono ad essere più produttive di altre.

Perché?

Tanto è stato scritto sulle abitudini delle persone produttive e tanto si continuerà a scrivere. Uno dei motivi per cui alcune persone sono più produttive di altre risiede nella loro capacità di saper delegare. Spesso però accade che il processo di delega fallisca miseramente e l’imprenditore si trovi a pronunciare una delle seguenti affermazioni:

Non fanno mai quello che dico!
Sembra che si dimentichino!
Dicono di si e poi non lo fanno!

Cerchiamo quindi di capire come evitare che questo accada.

In primo luogo quando ci troviamo a dover mettere in atto una nuova procedura attiviamo diverse forme di comunicazione:

  1. Forniamo comunicazione via email o in altra forma scritta
  2. Facciamo vedere direttamente come si fa
  3. Spieghiamo come deve essere messa in atto la nuova procedura.
  4. Discutiamo la nuova a procedura utilizzando delle domande aperte per verificare se anche i nostri collaboratori hanno compreso come mettere in atto il nuovo protocollo.
  5. Osserviamo i nuovi collaboratori fare il nuovo processo e verifichiamo che la procedura sia corretta.

Ogni volta che metto in atto un nuovo processo devo utilizzare tutte queste modalità perché le persone hanno più canali comunicativi preferenziali di acquisizione delle informazioni.

Vediamo ora quali sono le cause del perché non fanno ciò che chiediamo e le possibili soluzioni.

1. Non sanno quello che ci aspettiamo dal loro lavoro.

Non conoscono le nostre aspettative. A volte questo ha origine per mancanza di mansionari ed organigrammi definiti.
Oppure ci sono ma vengono utilizzati come oggetti di puro decoro. Non c’è un’attività costante focalizzata al loro utilizzo ed al rispetto di quanto stabilito.
Nei mansionari ci sono descritti compiti e processi attraverso i quali mettere in atto le attività spettanti ad ogni collaboratore e i KPI (Key Performance Indicator) ovvero gli indicatori con cui stabiliamo il buon livello di una performance. Infine all’interno del documento il collaboratore troverà il nome del referente a cui deve riferire o si dovrà rivolgere in caso di eventuali problematiche.

Soluzione: DEFINITE IN MODO CHIARO MANSIONARI ED ORGANIGRAMMI E PROCESSI

2. Pensano che ci sia qualcosa di più importante.

Questo in base ad una loro personale scala di priorità. Questa situazione si verifica spesso per una nostra mancanza. Non consideriamo che il collaboratore ha già delle attività da svolgere. E’ indispensabile quindi, quando assegnamo un nuovo compito, stabilire il relativo livello di importanza per evitare interpretazioni diverse.

Soluzione: COMUNICA IL SENSO DI URGENZA ED IMPORTANZA DELLE ATTIVITÀ

3. Sono restii a condividere i problemi che incontrano.

Durante lo svolgimento del compito assegnato, il collaboratore potrebbe trovare delle difficoltà che non sa come affrontare. La mancanza di una persona di riferimento a cui si possa rivolgere può determinare l’abbandono dell’attività fino a dimenticarsene.

Soluzione: DEFINITE UN REFERENTE A CUI IL COLLABORATORE POSSA RIVOLGERSI IN CASO DI NECESSITÀ

4. Non sanno il “perché”.

Questa situazione si può verificare su livelli diversi. Può essere che il collaboratore non conosca lo Scopo aziendale (Vision) e di conseguenza non dia la giusta importanza all’attività. Altre volte non sanno la finalità del progetto ma vedono solo il compito assegnato loro. Non capiscono che la loro attività è solo una fase di un progetto più grande.

Soluzione: COMUNICA CONTINUAMENTE MISSIONE, VISIONE E VALORI AZIENDALI

5. Diamo per scontato che le persone sappiano come deve essere svolto quel compito.

Questo si verifica quando non abbiamo fatto il check di tutte le attività necessarie per attivare correttamente una delega.
Oppure abbiamo pensato che loro fossero pronti a svolgere il compito.

Soluzione: VERIFICA CHE TUTTI I PUNTI NECESSARI PER AFFIDARE UN COMPITO SIANO STATI SVOLTI

6. Non hanno le risorse necessarie.

Verifichiamo sempre che le persone a cui affidiamo un compito abbiano tutte le risorse (strumenti, attrezzature) per poterlo svolgere. Le attrezzature non dovranno essere obsolete ma efficienti. Questo riguarda anche le persone che il collaboratore può coinvolgere qualora lo ritenesse necessario.

Soluzione: FORNISCI ACCESSIBILITÀ AD UNA FORMAZIONE ADEGUATA

7. Non si sentono a loro agio.

Non sono abituati a farlo. Sono fuori dalla zona di confort. Provano disagio e ritornano a fare altre cose. Non abbiamo considerato la loro attitudine a svolgere quella mansione o ad attivare nuovi modi di fare le cose.

Soluzione: DEFINISCI STEP DI VERIFICA DEI PROCESSI DI DELEGA

8. Mancano le attitudini necessarie.

È utile in un processo di delega fornire al collaboratore gli strumenti e la formazione necessaria. Dobbiamo però anche considerare che abbiano le attitudini e la predisposizione personali. Se un’attività richiede organizzazione e disciplina devo assegnarla ad una persona che ha quelle caratteristiche.

Soluzione: PRIMA DI ASSEGNARE UN COMPITO VERIFICA CHE IL COLLABORATORE ABBIA LE ATTITUDINI NECESSARIE PER POTERLO SVOLGERE

9. Pensano che il loro modo sia migliore.

Non sono d’accordo con noi sulla modalità indicata. In un processo di delega l’importante è raggiungere l’obiettivo. È quindi importante un confronto sulla nuova modalità per capire se ci siano punti di vista diversi o suggerimenti che possono indicare un modo migliore di svolgere quell’attività. Il rischio è che attivino il processo a modo loro non ottenendo il risultato atteso, oppure non mettano in atto la nuova procedura perché dissentono da essa.

Soluzione: ALL’INIZIO DEL PROCESSO DI DELEGA ATTIVA UN CONFRONTO CON IL COLLABORATORE PER VERIFICARE COSA NE PENSA E SE HA DELLE IDEE A PROPOSITO… COINVOLGILO

“Le persone difendono i sistemi che hanno contribuito a creare”

10. L’ambiente di lavoro non incoraggia il lavoro di Team.

L’ambiente può condizionare direttamente la performance. È importante alimentare costantemente la cultura dello spirito di squadra. Gli obiettivi si raggiungono insieme e non singolarmente. Se non c’è spirito di squadra e attaccamento alla maglia possono verificarsi competizioni non sane che possono sfociare in conflitti.

Soluzione: INCORAGGIA IL TEAM A LAVORARE INSIEME NEL RAGGIUNGERE IL RISULTATO

11. Le vostre direttive non si allineano alle capacità dei vostri collaboratori.

Può succedere di sopravvalutare il collaboratore ma anche di sottovalutarlo. In altre parole il collaboratore vale di più rispetto al compito assegnato. Corriamo il rischio di svilire la sua professionalità e le sue capacità. In questo caso il collaboratore avrà scarse motivazioni nello svolgere quel compito.
Valutate sempre il livello di competenza prima di assegnare un compito attivando la modalità di leadership più adatta a quella specifica situazione.

Soluzione: AFFIDA COMPITI IN LINEA CON LE CAPACITÀ DEI TUOI COLLABORATORI

12. Non viene dato loro un feedback.

Un feedback costruttivo e positivo aiuta il collaboratore a crescere e a capire se si stanno muovendo nella giusta direzione. Il feedback è un rinforzo motivazionale molto potente per ottenere un risultato ma anche per la crescita del collaboratore che mantiene alto il suo livello di motivazione.

Soluzione: FORNISCI FEEDBACK ALLE PERSONE

13. Non viene fatto un follow up adeguato.

Per follow-up intendiamo una riunione di fine progetto. Un check necessario per potenziare ciò che è stato fatto bene e intercettare le possibili criticità per poterle eliminare dai processi futuri.

Soluzione: PREVEDI UNA RIUNIONE (FOLLOW-UP) DI FINE PROGETTO

14. Hanno paura del giudizio dei colleghi.

Potrebbero crearsi delle dinamiche per cui se uno fa quello che chiediamo potrebbe essere emarginato. Dobbiamo evitare che all’interno del gruppo si creino errate interpretazioni relativamente ai compiti assegnati che potrebbero innescare invidie tra colleghi.

Soluzione: CHIARISCI LE MOTIVAZIONI A SUPPORTO DELL’ASSEGNAZIONE DI UN INCARICO

15. Non glielo chiediamo nel modo giusto.

A persone diverse devo chiedere le cose in modo diverso. Dobbiamo adattare il nostro registro comunicativo ad ogni collaboratore.
Non c’è nulla di più parziale che essere imparziale ovvero utilizzare la stessa modalità comunicativa con tutti. Persone diverse vanno gestite in modo diverso.

Soluzione: ADEGUA IL TUO MODELLO DI LEADERSHIP

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Silvano Di Bello
Responsabile dei trainer Prima Group, è Master Practitioner Pnl e Coach certificato nelle aree Business e Life coaching. Da oltre 10 anni tiene corsi di Negoziazione, Sviluppo della Leadership, Tecniche di Vendita Relazionale e Comunicazione non verbale.

 

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