Quando il tuo staff ti fa perdere tempo. 7 consigli per evitarlo

La gestione del team rappresenta una delle fondamenta di uno studio dentistico di successo infatti:

• una mancata collaborazione impedisce il raggiungimento degli obiettivi prefissati in base ai tempi stabiliti;
• una squadra lavorativa inefficiente causa inevitabilmente una perdita di tempo e di denaro, nonché l’inizio di un percorso verso il declino;
• inoltre uno dei principali killer di uno Studio medico è uno scarso livello di comunicazione all’interno del team.

Carlos Rodriguez Lluesma, docente della Business School dell’Università Spagnola di Navarra e insegnante di Management a Stanford in California e a Glasgow ha rilevato che il volume di comunicazione è nettamente più grande e più frequente nei gruppi che hanno elevate prestazioni.

Nei gruppi che hanno un basso o uno scadente rendimento, la comunicazione è carente soprattutto nella fase iniziale dell’avvio di un progetto ed ha una tardiva accelerazione nella fase finale, solo quando il tempo stringe, stanno sfuggendo di mano gli obiettivi, subentra il nervosismo e comunicare diventa anche insultarsi.
Nei gruppi performanti invece, è soprattutto nella fase iniziale che la comunicazione registra il suo picco per poi mantenersi comunque sostenuta.

La comunicazione dunque è un fattore di produttività e come tale va incoraggiata, alimentata e gestita attraverso lo strumento principe: le riunioni.
Tu le fai?

Gestire la comunicazione significa prevedere e organizzare momenti di confronto utili per coordinare, programmare, motivare, ridurre preoccupazioni, chiarire dubbi e rendere noti progetti e strategie. Quando ciò non si fa, si lascia spazio ai fraintendimenti, alle supposizioni o credenze personali, per lo più con esiti negativi. Questo tipo di comunicazione è il principale veleno per il clima lavorativo.

Alla luce della nostra esperienza nell’ambito della consulenza per gli studi medici, ecco alcuni suggerimenti per condurre le tue prossime riunioni in modo efficace:

• stabilisci l’obiettivo della riunione (deve essere chiaro e dichiarato ai partecipanti);
• dichiara l’orario preciso di inizio e di fine della riunione (e rispettali);
• la riunione deve essere coincisa, meglio se ti concentri su un singolo argomento, per evitare cali di attenzione da parte dei partecipanti;
• la riunione è fatta per il tuo team, quindi è importante che risulti interessante per loro e non per te;
• dedica almeno il 50% del tempo ad ascoltare i partecipanti;
• è prioritario gratificare pubblicamente le persone per i successi raggiunti e lavorare insieme in modo propositivo sulle aree da migliorare;
• alla conclusione della riunione, è importante che ogni partecipante abbia capito cosa dovrà fare nella pratica.